Een organisatie heeft een ‘origin story’. Het verhaal over hoe het allemaal begon. Met welk doel de organisatie is opgericht. Door wie. Met welke uitgangspunten. Wat waren de idealen van de mensen die aan de basis van de organisatie stonden?

Relevantie dus. Maar wat bedoelen jullie daar nu precies mee?

Victor Stecher: “De afgelopen pak ‘m beet 27 jaar heb ik veel organisaties van de binnenkant meegemaakt, zowel als externe consultant als medewerker in vaste dienst. In veel gevallen, vooral bij de kleinere en de not-for-profit, zag ik organisaties worstelen met ‘waar ze nu van zijn’ en waarom ze er toedoen. Vooral wanneer het stakeholdersveld complex was, zoals bij gemeenschappelijke regelingen, stichtingen of coöperaties, was het voor deze organisaties lastig om zichzelf goed te positioneren. Daarmee bedoel ik niet alleen dat het hoger management daar moeite mee heeft, maar veel breder dus ook individuele medewerkers, aandeelhouders, klanten en opdrachtgevers. Daarbij ontbrak het in die organisatie vaak aan verbinding tussen medewerkers en tussen afdelingen en doelgerichtheid en regie op activiteiten op alle niveaus.”

André van Straten: “De letterlijke betekenis van het woord ‘relevantie’ is zoiets als ‘van belang of van betekenis zijn’ en dat maakt al een hoop duidelijk. Niet alles is voor iedereen van evenveel belang. Zuurstof en water wel, maar of een horloge tot op de honderdste seconde nauwkeurig de tijd kan weergeven is voor tamelijk weinig mensen relevant. Maar weer wel bij een sportwedstrijd bijvoorbeeld. Zo is het ook bij veel organisaties. Niet alles wat de organisatie doet is voor iedereen even relevant. Maar het is van groot belang dat wat de organisatie doet en uitdraagt, wel relevant is voor de meerderheid van de stakeholders. Er is de laatste jaren veel aandacht voor ‘purpose’ en dat is op zich een goede zaak. Het moet alleen wel passen bij de organisatie en de stakeholders. Relevantie is ook purpose, maar dan completer.”

Victor Stecher: “Een organisatie die relevant is, vindt zichzelf ook relevant en kan dat goed uitleggen als ernaar gevraagd wordt. Een relevante organisatie is doelgericht, resultaatgericht, heeft binding op zijn onderdelen en er komt energie vrij omdat er balans is in de bijdragen die geleverd worden aan het behalen van doelen. Bij medewerkers heerst overwegend een gevoel van tevredenheid en trots om deel uit te maken van zo’n organisatie.”

Geef eens een voorbeeld van een organisatie waar het in jullie ogen goed op orde is.

Victor Stecher: “Er zijn best veel organisaties die relevant zijn en dat duidelijk kunnen maken. Dit zijn vaak die organisaties die hun doelgroep en stakeholder goed kennen, die verbinding maken en onderhouden en die weten waar de loyaliteit zit. Daarbij hebben ze hun bedrijfsvoering op orde en die weten waar de loyaliteit zit. Daarbij hebben ze hun bedrijfsvoering op orde en hun interne en externe communicatie goed en consistent afgestemd met alles en iedereen, zoals medewerkers, sollicitanten, klanten, aandeelhouders en noem maar op. Deze organisaties houden ook de markt die ze bedienen goed in de gaten, kijken vooruit, innoveren en worden daarmee niet snel verrast door ontwikkelingen. Sterker nog, ze kunnen de markt voor zijn en creëren zelfs hun markt. Als je dan toch een naam wil weten: een goed voorbeeld vind ik Google. Natuurlijk kent iedereen deze organisatie van de zoekmachine, maar ze zijn al jaren consistent aan het bouwen aan ict-oplossingen en informatievoorziening die het leven van bijna iedereen ter wereld makkelijker maakt. Denk aan Android als besturingssyteem, Maps als navigatiesysteem, Docs ter ondersteuning van administratieve processen, YouTube wat de meest uitgebreide verzameling is van muziek, documentaires, historische programma’s, lifehacks, nieuws, etc. Ze hebben met de verkoop van advertenties, data en informatie een duidelijk verdienmodel wat meer dan voldoende oplevert om de vele diensten die ze ontwikkeld hebben voor consumenten zonder extra kosten aan te bieden. Daarbij is Google bij velen erg in trek als werkgever. Je kunt stellen dat de wereld er zonder Google echt heel anders uit had gezien.”

André van Straten: “Het voorbeeld is goed, maar wellicht wel ver weg voor not-for-profit organisaties in Nederland. Maar ook die zouden veel kunnen leren van de Google-case. Misschien iets dichter bij huis en minder globaal: ik vind Staatsbosbeheer een mooi voorbeeld. Het begint al met de naam. Beschrijvend. Zegt al ongeveer wat het doet. En als je dan wel eens de bossen ingaat, dan zie je het echt. Er zijn natuurcampings die Staatsbosbeheer runt met heel veel uitleg, de boswachter komt langs en vertelt wat er in het bos te zien is, welke dieren, welke planten. “Beschermen, beleven en benutten” dat is de missie van Staatsbosbeheer en dat merk je dus. Proces, belofte en uitvoering lijken hier goed op elkaar afgestemd.”

En wat doen jullie als het NIET op orde is?

Victor Stecher: “We starten dan met het zichtbaar maken van de indicatoren die duidelijk maken dat er iets niet op orde is. Vaak komt dat duidelijk aan de oppervlakte door gericht met afvaardigingen van de doelgroepen/stakeholders in gesprek te gaan. Mooie indicatoren kunnen reviews zijn die op internet te vinden zijn of slechte berichtgeving over organisaties.

Onze overtuiging is dat organisaties weer de oorsprong en de reden dat ze ooit ontstaan zijn top of mind moeten hebben. De situatie waar ze zich in bevinden wordt daartegen afgezet en door de tijd heen gaan we op zoek naar de momenten dat er wezenlijke veranderingen ontstonden waardoor ze verder van hun oorsprong af kwamen te staan. Hier zit geen goed of fout in, maar als de wereld is veranderd en je hebt je daar niet voldoende op aangepast, dan ontstaat er ergens frictie. Je kunt dan vastlopen. Door de geschiedenis te duiden en door dat in een goed verhaal onder te brengen is het mogelijk om een organisatie weer doel- en resultaatgericht in het heden te brengen. Dit verhaal noemen we de organisatielegende en alle stakeholders moeten dit (gaan) kennen.

Vervolgens moet de lijn naar toekomstige ontwikkelingen worden doorgetrokken. Dit is uitdagend want het kan betekenen dat er verandertrajecten nodig zijn om dat te realiseren. Dit kan op alle elementen van de bedrijfsvoering en personeel betrekking hebben en kan ingrijpend zijn.”

André van Straten: “Kortom: we gaan op zoek naar de relevantie, want die is er altijd. We willen de ontstaansgeschiedenis van de organisatie weten, welke stakeholders er zijn, wat zij denken en verwachten van de organisatie, wat medewerkers denken dat klanten/cliënten/afnemers van hen verwachten en zo graven we nog even door. Ons proces bestaat uit het doorlopen van een stappenplan waarin onderzoek, ondervragen en workshops voorkomen. Met als resultaat een hernieuwde focus waar de organisatie jaren mee vooruit kan. En met als tastbaar resultaat een verhaal – de organisatielegende – dat leest als een bestseller, met de organisatie als hoofdpersoon. Dat schrijven we dus ook echt. ”

Wat kan een organisatie met jullie output?

Victor Stecher: “Wij zorgen voor een fundament waarop een organisatie zich verder kan ontwikkelen. Heel concreet kan onze output gebruikt worden in communicatie-uitingen, bij teambuilding, bij het bepalen van stip op de horizon ten gunste van verandertrajecten, in jaarverslagen waarin de realisatie van een jaar kan worden gekoppeld aan de relevantie van een organisatie, aan de onderhandelingstafel als het gaat om de financiering van bedrijfsactiviteiten, het vormgeven van het personeelsbeleid en noem het zo maar op. Teambuilding is overigens compleet contra-productief zo lang de relevantie van de organisatie niet volstrekt helder is. Met de beste bedoelingen de hei op: niet doen!”

André van Straten: “Met onze output kan de organisatie met de juiste focus werken aan de eigen doelen. Waardoor alle betrokkenen begrijpen en waarderen wat de organisatie voor hen doet of wat zij in de organisatie doen. Simpel gezegd: als je weet wat je kan verwachten, ben je nooit teleurgesteld. Het centraal stellen van de relevantie van een organisatie levert veel zichtbare voordelen op: van meer gemotiveerde werknemers tot een hogere klanttevredenheid.”

Hoezo Stecher en van Straten?
Waarom werken jullie samen?

André van Straten: “Victor en ik hebben een compleet andere achtergrond, zowel in opleiding als werkervaring. Ik beschouw de organisatie als een persoon en kijk HOE de organisatie is en Victor kijkt naar de organisatie en WAT deze doet. Dus we bestuderen dezelfde organisatie en zien verschillende aspecten. Die combinatie hebben we nodig om het hele spectrum in beeld te hebben en zo te komen tot een verbeterplan op maat voor de organisatie. We kennen elkaar al zo’n 35 jaar maar werken pas een paar maanden samen. Dat geeft een hele bijzondere dynamiek. Het voelt vertrouwd, maar ook elke dag als nieuw. In deze rollen kenden we elkaar nog niet namelijk.”

Victor Stecher: “Belangrijk om te weten hierbij is, dat we beiden vanuit een ander carrièrepad op het fenomeen van relevantie zijn gekomen. En toen we dat ontdekten hadden we beiden een soort ‘AHA-Erlebnis’, een moment waarop we elkaar aan keken en zeiden: dus dat gaan we doen!”

Welke organisatie moet jullie NU inschakelen?

Victor Stecher: “Vooral non-profit organisaties die in een complex stakeholderlandschap actief zijn en vandaaruit kritisch worden gevolgd en bevraagd. En die dus effectiever of succesvoller willen zijn.”

André van Straten: “Dat zijn er heel wat, denk ik. Ik zou wel met de GGD aan de slag willen. Opeens weten we allemaal weer – dankzij Covid-19 – waar we de GGD voor hebben. Dus niet alleen voor die basisinentingen van je kinderen! Een hele relevante organisatie die NU die relevantie expliciet moet maken en omzetten in de juiste communicatie, processen, funding en daarmee ons nog beter kan beschermen in de toekomst.”